Thiết kế văn phòng theo mô hình linh hoạt (Agile Office)

Thu Minh 104 0 1.388

Bạn có đang lãng phí hàng trăm triệu đồng mỗi năm cho một văn phòng không phục vụ đúng nhu cầu của nhân viên và doanh nghiệp? Hơn 70% các chủ doanh nghiệp không nhận ra rằng, văn phòng họ bỏ công sức, tiền bạc đầu tư lại không giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên hay thúc đẩy hình ảnh thương hiệu. Thậm chí, nó còn trở thành gánh nặng về chi phí và không gian. Vậy, làm thế nào để một văn phòng vừa tiết kiệm, vừa hiện đại, lại đáp ứng tốt các nhu cầu thay đổi không ngừng của thị trường và con người? Câu trả lời chính là: Mô hình văn phòng linh hoạt (Agile Office).

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá cách thiết kế văn phòng theo mô hình linh hoạt, tại sao đây là xu hướng tất yếu, và làm thế nào để biến không gian làm việc trở thành lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

1. Agile Office là gì? (Văn phòng linh hoạt là gì?)

Văn phòng linh hoạt hay còn được gọi là Agile office hay Agile Workspace, là không gian làm việc cung cấp nhiều khu vực để ngồi và làm việc. Văn phòng này thường cung cấp nhiều chỗ ngồi và không gian làm việc khác nhau, dù là các không gian mở hay các khu vực cần sự riêng tư. Điều này cho phép nhân viên lựa chọn môi trường làm việc tốt nhất dựa trên nhiệm vụ hiện tại của họ. Mỗi nhân viên, dù ở độ tuổi hay vai trò nào, đều tìm thấy một môi trường làm việc phù hợp để phát huy tối đa khả năng của mình.

Tuy nhiên, giá trị của văn phòng linh hoạt không chỉ dừng lại ở khía cạnh thiết kế vật lý. Nó còn tập trung vào yếu tố tâm lý, chú trọng đến cảm xúc, suy nghĩ và hành vi của con người. Điều này đánh dấu sự chuyển đổi từ tư duy thiết kế lấy tòa nhà làm trung tâm sang một cách tiếp cận lấy con người làm trọng tâm, nơi sức khỏe và hạnh phúc của nhân viên được đặt lên hàng đầu. Không gian làm việc không chỉ đơn thuần là nơi làm việc mà còn trở thành nguồn cảm hứng, với thiết kế thẩm mỹ thu hút mọi giác quan.

Hơn cả, văn phòng linh hoạt hướng đến việc tạo ra tác động tích cực đối với hành vi và năng suất của nhân viên. Nó đáp ứng nhu cầu cá nhân, đồng thời thúc đẩy sự hợp tác và đổi mới. Với tính linh hoạt cao, không gian này còn sẵn sàng thích ứng với những thay đổi trong tương lai, đảm bảo doanh nghiệp luôn tiến bước cùng thời đại.

Thiết kế văn phòng theo mô hình linh hoạt (Agile Office) > Thiết kế văn phòng theo mô hình linh hoạt (Agile Office)

2. Tại sao văn phòng linh hoạt là xu hướng tất yếu?

2.1. Thay đổi trong cách làm việc của con người

Trong thời đại công nghệ 4.0, làm việc không còn gói gọn trong khung giờ 8 tiếng tại văn phòng. Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng mô hình hybrid work (kết hợp làm việc tại nhà và tại văn phòng). Điều này đòi hỏi không gian làm việc phải hỗ trợ cả sự tập trung cá nhân lẫn sự hợp tác nhóm, đồng thời linh hoạt đủ để thích nghi với các yêu cầu mới.

2.2. Tối ưu chi phí vận hành

Theo một nghiên cứu của CBRE, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 30% chi phí bất động sản nhờ áp dụng mô hình văn phòng linh hoạt. Thay vì đầu tư vào không gian lớn và cố định, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng đúng phần diện tích cần thiết, đồng thời tận dụng thiết kế để tăng hiệu quả sử dụng không gian.

2.3. Thu hút và giữ chân nhân tài

Một không gian làm việc sáng tạo, thoải mái và linh hoạt không chỉ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn mà còn nâng cao sự hài lòng và gắn bó. Một khảo sát của Deloitte chỉ ra rằng, 78% nhân viên mong muốn làm việc trong một môi trường hỗ trợ cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân.

2.4. Thúc đẩy hình ảnh thương hiệu

Văn phòng không chỉ là nơi làm việc, mà còn là một phần quan trọng trong nhận diện thương hiệu. Một không gian linh hoạt, hiện đại không chỉ gây ấn tượng với đối tác mà còn thể hiện sự đổi mới, năng động của doanh nghiệp.

***Xem thêm: Cách phối màu trong thiết kế nội thất văn phòng chuẩn xu hướng mới

3. Các tính năng và lợi ích của một văn phòng linh hoạt

Một văn phòng linh hoạt không chỉ tạo ấn tượng bởi thiết kế hiện đại mà còn bởi khả năng tối ưu hóa không gian và nâng cao trải nghiệm làm việc cho nhân viên. Các đặc điểm nổi bật dưới đây chính là yếu tố giúp mô hình này được các doanh nghiệp ưa chuộng:

  • Bố cục linh hoạt: Nhờ nội thất dạng mô-đun và tường di động, không gian làm việc có thể được sắp xếp lại nhanh chóng để phù hợp với các cuộc họp hoặc phiên làm việc nhóm. Điều này không chỉ giảm thiểu diện tích bàn làm việc không sử dụng mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô mà không phải đầu tư quá nhiều chi phí vào việc cải tạo.

  • Hotdesking: Thay vì bàn làm việc cố định, nhân viên có thể lựa chọn vị trí làm việc phù hợp nhất với họ mỗi ngày. Cách sắp xếp này không chỉ khuyến khích tính linh hoạt mà còn tăng năng suất và cải thiện tinh thần làm việc, mang lại sự hài lòng và cảm giác được tin tưởng cho nhân viên.

  • Khu vực cộng tác: Các không gian như chỗ ngồi nhóm, bàn đứng hoặc khu vực nghỉ ngơi được thiết kế để hỗ trợ các buổi họp nhóm, thảo luận ý tưởng. Đây là nơi sự sáng tạo được khơi dậy, giúp nâng cao hiệu quả làm việc và thúc đẩy sự gắn kết giữa các nhân viên.

  • Không gian làm việc riêng tư: Với những nhân viên cần sự tập trung cao độ hoặc yêu cầu tính riêng tư, các khu vực yên tĩnh và phòng cách âm sẽ là giải pháp hoàn hảo. Những không gian này mang lại sự thoải mái tối đa, giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn trong những nhiệm vụ đòi hỏi sự chú ý đặc biệt.

Thiết kế văn phòng theo mô hình linh hoạt (Agile Office) > Thiết kế văn phòng theo mô hình linh hoạt (Agile Office)

4. Các thành phần của văn phòng linh hoạt (Agile Office)

4.1. Văn phòng mở

Được thiết kế để tăng cường sự hợp tác và tương tác giữa các nhân viên, những không gian này là xương sống của thiết kế văn phòng linh hoạt. Chúng cung cấp nhiều sự lựa chọn chỗ ngồi làm việc linh hoạt và tự do, phù hợp cho tất cả nhân viên làm việc.

Văn phòng mở, khái niệm văn phòng mở đã trở nên phổ biến trong nhiều năm trở lại đây. Văn phòng mở (Open Office) là mô hình thiết kế không gian làm việc mà các khu vực làm việc được bố trí trong một không gian chung, không sử dụng tường hoặc vách ngăn cố định để phân chia. Thay vì những phòng làm việc riêng biệt hay các ô làm việc kín đáo, nhân viên trong văn phòng mở thường làm việc tại bàn dài hoặc cụm bàn được sắp xếp theo nhóm, tạo nên một không gian cởi mở, thông thoáng và dễ dàng kết nối.

Thiết kế văn phòng theo mô hình linh hoạt (Agile Office) > Thiết kế văn phòng theo mô hình linh hoạt (Agile Office)

4.2. Khu vực yên tĩnh

Trong một văn phòng linh hoạt, không gian yên tĩnh đóng vai trò quan trọng trong việc cân bằng giữa tính cởi mở và sự riêng tư. Dưới đây là các loại không gian được thiết kế để đáp ứng nhu cầu cá nhân, tập trung và bảo mật trong công việc:

  • Phòng PO: Đứng ở phía đối lập với mô hình văn phòng mở, văn phòng riêng (phòng PO) mang đến không gian yên tĩnh và tập trung cao độ. 

  • Phonebooth: Dành riêng cho các cuộc gọi công việc cá nhân hay những việc cần sự riêng tư, phonebooth là không gian nhỏ gọn, chỉ đủ chỗ cho một người hoặc 2 người. Với thiết kế kín đáo, cho khả năng cách âm tốt, những không gian này mang lại sự riêng tư tối đa, giúp nhân viên thoải mái hơn trong các tình huống cần sự tập trung cao độ hoặc bí mật.

  • Không gian Touchdown: Đây là giải pháp tuyệt vời cho nhân viên thường xuyên di chuyển. Được trang bị bề mặt làm việc, kết nối internet tốc độ cao, không gian này là điểm dừng chân lý tưởng để hoàn thành các nhiệm vụ trong thời gian ngắn. Cho dù là khách hàng ghé thăm hay nhân viên làm việc từ xa, không gian Touchdown giúp tạo ra sự thuận tiện và hỗ trợ cho họ trong quá trình làm việc linh hoạt.

Thiết kế văn phòng theo mô hình linh hoạt (Agile Office) > Thiết kế văn phòng theo mô hình linh hoạt (Agile Office)

4.3. Phòng họp

Đây là không gian phòng kín, có sức chứa nhiều người và là nơi tổ chức các cuộc họp theo kế hoạch hoặc ngẫu hứng. Được thiết kế để tập hợp mọi người lại với nhau, những phòng này là nơi chia sẻ ý tưởng, củng cố quan hệ đối tác và hình thành và phát triển những ý tưởng mới.

  • Phòng hội nghị: Được thiết kế để phục vụ một nhóm lớn, phòng hội nghị là nơi cần thiết cho các cuộc họp trực tiếp, thảo luận và thuyết trình. 
  •  Phòng họp: Phòng họp là phiên bản nhỏ hơn của phòng hội nghị, nơi diễn ra những cuộc họp nhóm hay họp công ty,... để chia sẻ và trao đổi ý tưởng,...

Thiết kế văn phòng theo mô hình linh hoạt (Agile Office) > Thiết kế văn phòng theo mô hình linh hoạt (Agile Office)

4.4. Trung tâm cộng đồng

Những không gian này khuyến khích sự tương tác giữa nhân viên và cung cấp một nơi nghỉ ngơi sau công việc căng thẳng và thói quen hàng ngày.

  • Pantry văn phòng: Đây là khu vực bếp văn phòng, cung cấp tủ lạnh để giữ lạnh đồ ăn trưa đóng hộp hay khu vực coffee để cung cấp năng lượng cho nhân viên trong suốt cả ngày, mà còn là trung tâm giao lưu và gắn kết mọi người lại với nhau.
  • Phòng chờ: Mọi nhân viên đều cần một nơi để nghỉ ngơi. Cho dù nghỉ ngơi, hay tụ tập với đồng nghiệp để giải tỏa căng thẳng, những phòng nghỉ được bố trí thoải mái này có ghế sofa và ghế bành và mang lại cảm giác giống phòng khách hơn là phòng họp. Tùy thuộc vào văn hóa công ty, những khu vực phòng chờ này có thể có bàn chơi game như bóng bàn hoặc bi-a, hoặc chỉ đơn giản là tái tạo cảm giác như quán cà phê.

Thiết kế văn phòng theo mô hình linh hoạt (Agile Office) > Thiết kế văn phòng theo mô hình linh hoạt (Agile Office)

4.5. Phòng tiện ích

Một yếu tố chính trong bất kỳ văn phòng nào đó là phòng tiện ích. Phòng tiện ích là chất keo gắn kết văn phòng lại với nhau. Chúng cung cấp những thứ thiết yếu, cho phép các cơ sở duy trì các chức năng hàng ngày.

  • WC: Mọi văn phòng đều có chúng, nhưng đa số các văn phòng hiện nay chưa thực sự chú trọng đến thiết kế khu vực WC . Một không gian WC ấn tượng và tiện nghi cũng có thể nâng cao trải nghiệm workplace của bạn.
  • Tủ đựng đồ dùng văn phòng: Luôn tốt khi có một tủ đựng đồ dùng. 
  • Thư viện tài nguyên : Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực sáng tạo như kiến ​​trúc, bạn sẽ cần một thư viện tài nguyên để trưng bày vật liệu, hoàn thiện, danh mục và vải. 
  • Trạm in/sao chép: Dành riêng các khu vực để in và sao chép và đặt chúng gần các phòng ban thường xuyên sử dụng chúng nhất.

Thiết kế văn phòng theo mô hình linh hoạt (Agile Office) > Thiết kế văn phòng theo mô hình linh hoạt (Agile Office)

5. Thiết kế văn phòng linh hoạt cần chú ý những gì?

Mặc dù mô hình văn phòng linh hoạt mang lại nhiều lợi ích, nhưng việc thiết kế một không gian làm việc hiệu quả đòi hỏi phải chú ý đến nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản khi thiết kế văn phòng linh hoạt:

5.1. Tính linh hoạt trong không gian

Không gian làm việc cần được thiết kế sao cho có thể dễ dàng thay đổi tùy theo nhu cầu. Các vách ngăn di động, các khu vực làm việc có thể di chuyển và tái cấu trúc sẽ giúp tạo ra sự linh hoạt trong việc phân bổ không gian.

5.2. Sự thoải mái và tiện nghi

Một không gian làm việc linh hoạt cần phải đảm bảo sự thoải mái và tiện nghi cho nhân viên. Ghế ngồi và bàn làm việc cần phải có tính điều chỉnh, ánh sáng và không khí trong phòng phải phù hợp để tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng, giúp tăng cường năng suất.

5.3. Kết nối công nghệ

Mô hình văn phòng linh hoạt đòi hỏi sự hỗ trợ mạnh mẽ từ công nghệ. Các thiết bị công nghệ, từ máy tính, điện thoại, đến phần mềm quản lý công việc, phải được tích hợp một cách thông minh để giúp các nhóm làm việc hiệu quả mà không gặp phải rào cản về không gian.

5.4. Văn hóa doanh nghiệp được phản ánh qua thiết kế

Mỗi doanh nghiệp có một văn hóa làm việc riêng biệt, và không gian văn phòng cần phản ánh chính xác điều đó. Một không gian văn phòng linh hoạt có thể được thiết kế để thể hiện rõ ràng các giá trị cốt lõi của công ty, tạo nên một môi trường mà ở đó, nhân viên có thể phát huy tối đa tiềm năng của mình.

6. Các văn phòng thiết kế theo mô hình linh hoạt điển hình trên thế giới

Nhiều tập đoàn lớn trên thế giới đã áp dụng thiết kế văn phòng theo mô hình linh hoạt để tối ưu hóa không gian và tạo ra môi trường làm việc sáng tạo. Google, Microsoft hay Apple là những ví dụ tiêu biểu với những văn phòng sáng tạo, linh hoạt, nơi nhân viên có thể làm việc, nghỉ ngơi, hoặc giao lưu với nhau ở bất kỳ đâu.

7. Doanh nghiệp của bạn có phù hợp với mô hình văn phòng linh hoạt không?

Không phải mọi doanh nghiệp đều sẽ phù hợp với mô hình này. Dưới đây là các yếu tố giúp bạn xác định liệu văn phòng linh hoạt có phải là lựa chọn đúng đắn cho công ty của mình hay không.

7.1. Quy mô nhân sự của bạn có thay đổi thường xuyên không?

  • Nếu doanh nghiệp bạn thuộc nhóm start-up hoặc các công ty đang trong giai đoạn tăng trưởng nhanh, số lượng nhân viên có thể thay đổi liên tục. Một văn phòng linh hoạt sẽ giúp bạn dễ dàng mở rộng (hoặc thu gọn) không gian làm việc mà không cần đầu tư lớn vào việc cải tạo văn phòng.
  • Đối với các tập đoàn lớn, nơi có nhiều phòng ban và dự án diễn ra đồng thời, không gian linh hoạt giúp hỗ trợ sự phối hợp hiệu quả giữa các nhóm.

7.2. Doanh nghiệp có áp dụng mô hình làm việc Hybrid hoặc từ xa không?

  • Nếu nhân viên của bạn không phải lúc nào cũng có mặt tại văn phòng, thì việc đầu tư vào một văn phòng cố định có thể gây lãng phí. Mô hình văn phòng linh hoạt cho phép bạn tối ưu hóa không gian, chỉ sử dụng đúng phần diện tích cần thiết.
  • Theo báo cáo của Microsoft, hơn 70% nhân viên trên toàn thế giới mong muốn tiếp tục làm việc hybrid (kết hợp làm việc tại nhà và văn phòng). Nếu doanh nghiệp bạn đang áp dụng xu hướng này, văn phòng linh hoạt là lựa chọn lý tưởng.

7.3. Ngành nghề kinh doanh của bạn có yêu cầu sự sáng tạo và đổi mới không?

  • Các công ty hoạt động trong lĩnh vực marketing, công nghệ, thiết kế, truyền thông thường yêu cầu sự tương tác và sáng tạo cao. Không gian làm việc linh hoạt với các khu vực cộng tác, trao đổi ý tưởng sẽ thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên.
  • Ngược lại, nếu doanh nghiệp của bạn thiên về các ngành nghề yêu cầu sự tập trung cao độ như kế toán, pháp lý, thì mô hình linh hoạt cần được cân nhắc kỹ lưỡng để không gây mất tập trung cho nhân viên.

7.4. Doanh nghiệp có cần giảm chi phí vận hành không?

Một trong những lợi ích lớn nhất của mô hình văn phòng linh hoạt là tiết kiệm chi phí. Bạn không cần phải chi trả cho những diện tích không sử dụng trong thời gian dài, đồng thời giảm thiểu chi phí bảo trì và vận hành.

7.5. Bạn có muốn xây dựng hình ảnh thương hiệu hiện đại và năng động?

Văn phòng linh hoạt không chỉ đáp ứng nhu cầu làm việc mà còn là một phần quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu. Một không gian làm việc hiện đại, sáng tạo sẽ gây ấn tượng mạnh với đối tác và khách hàng, đồng thời thu hút nhân tài.

Thiết kế văn phòng theo mô hình linh hoạt (Agile Office) > Thiết kế văn phòng theo mô hình linh hoạt (Agile Office)

Mô hình văn phòng linh hoạt là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa không gian, tiết kiệm chi phí và thúc đẩy sự sáng tạo, đổi mới. Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả, bạn cần phân tích kỹ nhu cầu và đặc thù của doanh nghiệp mình.

Nếu bạn vẫn phân vân, hãy để các chuyên gia thiết kế nội thất văn phòng tư vấn và hỗ trợ. Một không gian làm việc linh hoạt và thông minh không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn mà còn trở thành một phần quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu của bạn. Hãy liên hệ ngay:

Vietnamarch chuyên thiết kế thi công văn phòng – Coworking space: 0918.248.297

24 đánh giá

Bình luận