Cách lập kế hoạch chuyển văn phòng khoa học và chi tiết nhất 2023

Khi đã quyết định chuyển văn phòng hay thiết kế văn phòng mới, bạn cần phải lập kế hoạch cho dự án chuyển văn phòng bao gồm các khía cạnh từ đầu đến cuối sẽ là chìa khóa thành công. Để việc di chuyển văn phòng diễn ra nhanh chóng, đem lại hiệu quả cao. Đồng thời, tiết kiệm chi phí và hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

Nếu bạn băn khoăn và chưa định hình được các đầu công việc. Hãy tham khảo chi tiết hướng dẫn này của Vietnamarch.

Lập kế hoạch chuyển văn phòng khoa học và chi tiết nhất

1. Ngay từ khi có quyết định chuyển văn phòng mới

• Tìm kiếm, lựa chọn phong cách thiết kế văn phòng mới phù hợp: Con số văn phòng tại Hà Nội và HCM là vô cùng lớn. Để tìm được một văn phòng phù hợp với yêu cầu cũng như ngân sách của doanh nghiệp là điều không hề dễ. Vì thế, bạn cần cân đối ngân sách và săn tìm khảo sát kỹ lưỡng để có thể chọn được văn phòng tối ưu nhất.

• Thực hiện các thủ tục chuyển văn phòng : Khi đã chọn lựa được một văn phòng mới, hãy tiến hành các thủ tục cần thiết như: khai báo, đăng ký lại với phòng đăng ký kinh doanh, với cơ quan thuế, làm lại con dấu…Thông thường, bộ phận hành chính nhân sự, kế toán sẽ đảm nhiệm các công việc này. 

Lựa chọn văn phòng mới phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp

2. Lập kế hoạch cụ thể trước khi chuyển văn phòng

Khi lập kế hoạch di chuyển văn phòng, trước tiên bạn cần cử ra một người chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ quá trình chuyển dọn văn phòng. Người này sẽ giám sát và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, từng bộ phận hoặc từng nhóm, dựa theo các mục cần làm như sau: 

  2.1. Thông báo về việc chuyển văn phòng

 Bạn cần thông báo thay đổi địa chỉ giao dịch từ sớm qua: website, fanpage, gọi điện thoại, hoặc gửi tin nhắn, gửi email…để khách hàng của bạn có sắp xếp phù hợp. Khâu này bạn không nên lơ là, tránh việc mất đi những khách hàng quan trọng.

2.2. Thông báo việc ngừng hoặc chuyển đổi các dịch vụ

Hãy liên hệ với các đơn vị đang cung cấp dịch vụ cho công ty của bạn về kế hoạch di chuyển văn phòng. Ngừng hợp đồng hay chuyển đổi dịch vụ? Các dịch vụ như: internet, điện nước,mạng điện thoại, giao thư.

2.3. Chọn ngày chuyển văn phòng

Theo kinh nghiệm của Vietnamarch, để hạn chế sự gián đoạn công việc khi chuyển văn phòng làm việc. Bạn nên chuyển văn phòng vào ngày cuối tuần hoặc ngày nghỉ. Nếu bạn xem trọng yếu tố phong thủy, có thể tham khảo thêm phong thủy khi thiết kế văn phòng, danh sách ngày tốt chuyển văn phòng.

Có một gợi ý nhỏ cho doanh nghiệp bạn, chuyển văn phòng theo từng phòng ban, chia thành nhiều đợt cũng là giải pháp thường thấy của nhiều doanh nghiệp hiện nay.

*** Bạn cần xem: Bộ sưu tập 35+ mẫu thiết kế văn phòng đẹp nhất năm 2020

2.4. Lập danh sách các đồ cần chuyển

Nên giao cho từng phòng ban tự liệt kê để lập danh sách càng chi tiết càng tốt, giúp hạn chế mọi nguy cơ bỏ sót, thất lạc hay mất mát.. Các đồ dùng chung, có giá trị lớn thì người quản lý sẽ lập danh sách rồi trình lãnh đạo xem xét các đồ đạc nào cần thanh lý để giảm tải khối lượng vận chuyển.

Giao cho từng phòng ban tự lập danh sách các đồ dùng cần chuyển

2.5. Thiết kế nội thất văn phòng mới

Lên sơ đồ tổng quan cho từng phòng ban bằng cách căn cứ vào những đồ đạc cần chuyển dọn, diện tích cũng như thiết kế nội thất văn phòng mới.

Ví dụ như: phòng tổng đài chăm sóc khách hàng nên chọn nơi tách biệt so với phòng Kế toán, IT,…Trên sơ đồ đó, cần thể hiện rõ vị trí ngồi của các thành viên, chỗ để máy móc, tủ, bàn ghế … để nhân viên chuyển dọn có thể lắp đặt chính xác ngay từ đầu, không phải mất thời gian chuyển dời nhiều lần.

2.6. Thanh lý đồ cũ

Với các đồ đạc không cần thiết như: bàn ghế, máy móc hư…. hãy tiến hành thanh lý chúng. Nhiều doanh nghiệp còn quyết định bán các thiết bị lâu năm, các đồ nội thất để mua mới hoàn toàn.

 Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí chuyển dọn, mà còn có thêm khoản phí để mua sắm đồ dùng nội thất văn phòng mới. Nhằm thay đổi diện mạo và tạo sức sống mới tại nơi làm việc mới.

2.7. Mua thêm đồ dùng cần thiết cho văn phòng mới

Những máy móc, đồ nội thất lớn dùng cho thiết kế văn phòng mới với số lượng nhiều không thể mua ngay trong thời gian ngắn. Cần có thời gian khảo sát giá, đặt mua và chờ giao hàng…Vì thế,việc này cần được tiến hành một tuần trước ngày chuyển hoặc có thể sớm hơn.

Mua sắm đầy đủ thiết bị nội thất cho văn phòng mới

2.8. Lựa chọn đơn vị thiết kế văn phòng uy tín, chất lượng

Bạn cần tìm kiếm đơn vị chuyển dọn hay đơn vị thiết kế văn phòng chuyên nghiệp, uy tín. Do việc chuyển dọn văn phòng rất quan trọng, bạn nên tìm hiểu khoảng 3-5 đơn vị và tìm ra một đối tác di chuyển có chuyên môn, để hỗ trợ di chuyển nếu khoảng cách là khá xa. Ngoài ra, hãy cung cấp cho nhân viên giải pháp có thể làm, cho việc chuyển đổi trở nên ít căng thẳng hơn đối với họ.

3. Những kinh nghiệm khi thiết kế văn phòng hay chuyển về văn phòng mới

3.1. Làm lễ nhập trạch trong ngày chuyển văn phòng

Chuyển văn phòng rất quan trọng, ảnh hưởng đến việc kinh doanh sau này. Vì thế bạn không nên bỏ qua thủ tục này. Nếu bạn quan tâm hãy tham khảo chi tiết các bước làm lễ cúng chuyển văn phòng mới.

3.2. Giám sát khi chuyển/thiết kế văn phòng

Bạn nên cử người giám sát toàn bộ quá trình chuyển dọn. Nếu phải chuyển bằng nhiều chuyến xe khác nhau , bạn có thể cử thêm người áp tải để an tâm hơn.

3.3. Về thứ tự ưu tiên

Để đảm bảo cho nhân viên có thể bắt đầu công việc ngay khi chuyển đến văn phòng mới. Cần ưu tiên sắp xếp các thiết bị lớn và lắp ráp máy móc, hệ thống máy tính, mạng internet trước. Sau đó mới là đồ cá nhân nhỏ lẻ.

3.4. Kiểm tra nội thất văn phòng (checklist)

Sau khi chuyển dọn, người chịu trách nhiệm sẽ dựa vào bảng checklist ban đầu để kiểm tra. Đặc biệt lưu ý hệ thống máy tính, máy lạnh, máy in đảm bảo vận hành tốt.

 Nếu chuyển văn phòng thành nhiều đợt thì cần có biên bản kiểm kê vào mỗi cuối đợt và ký tên xác nhận. Ngay khi phát hiện hư hại hoặc thiếu sót, cần báo lại ngay cho bên dịch vụ chuyển dọn để có phương án giải quyết kịp thời.

3.5. Bàn giao văn phòng cũ

Trước khi bàn giao lại văn phòng cũ, công ty nên cử một đội dọn dẹp sạch sẽ, gọn gàng.

Nếu lên kế hoạch di dời văn phòng kỹ lưỡng, doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều khoản chi phí. Đồng thời có thể rút ngắn thời gian chuyển dọn nhằm đảm bảo tiến độ công việc.

4. Đơn vị cải tạo văn phòng uy tín, chuyên nghiệp

Trên đây, là bản kế hoạch chuyển văn phòng mang tính chất tương đối để khách hàng tham khảo. Khi có ý định chuyển văn phòng ,bạn có thể liên hệ : 0918.248.927 để được tư vấn miễn phí về dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, giá rẻ tại Hà Nội.

>>>Đừng bỏ lỡ Báo giá thiết kế coworking space đẹp hoàn hảo

Công ty kiến trúc – nội thất VIETNAMARCH

VPTK: 61 Nguyễn Xiển, Q. Thanh Xuân, TP. Hà Nội
Tel: 024.6681.2328 – Hotline: 0918.248.297 (24/7)
Website: vietnamarch.com.vn
Email: vietnamarch.ltd@gmail.com
Lịch làm việc: 8h30 – 17h30 từ T2 – T6, 8h30 – 12h30 T7