Virtual Office liệu có là xu hướng trong thiết kế văn phòng thời COVID 19

Đã quen thuộc với khái niệm co-working space, văn phòng chia sẻ, nhưng “virtual office” thì còn khá mới lạ. Cần hiểu đúng “virtual office” là gì, và liệu đây có phải là xu hướng thiết kế văn phòng mà thị trường Việt đang hướng tới?

1. Văn phòng ảo – virtual office là gì?

Virtual office được gọi là văn phòng ảo, sở dĩ được gọi là văn phòng ảo bởi vì mô hình văn phòng này cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ  kinh doanh thực, nơi đại diện đăng lý kinh doanh mà không cần đến diện tích thực tế.

Tại văn phòng ảo có đầy đủ các tiện ích của một văn phòng chuyên nghiệp hiện nay (có lễ tân, có phòng họp, và các trang thiết bị văn phòng), cho phép làm việc từ xa tại bất cứ đâu chỉ bằng internet, trong khi đó các dịch vụ về email, tin nhắn, nhân viên trả lời điện thoại. Các hoạt động và dịch vụ tại văn phòng ảo thật đến không ngờ. 

***Xem thêm: Mẫu thiết kế phòng tập Golf 3D trong văn phòng

2. Đặc điểm của văn phòng ảo (virtual)

Đối với thiết kế văn phòng ảo, sẽ đặc điểm sau đây:

• Địa chỉ bưu điện kinh doanh: đây là địa chỉ kinh doanh văn phòng thực để thực hiện cấp giấy phép đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính
• Có người tiếp tân: đảm bảo trong việc tiếp nhận cuộc gọi, và cung cấp các dịch vụ khách hàng
• Có phòng họp: Công ty sẽ trông thật chuyên nghiệp và “thực” khi có phòng họp riêng. Tuy nhiên khi có nhu cầu sử dụng phải thông báo với bên cho thuê khi muốn tiếp khách hoặc diễn ra  các cuộc họp.
• Dịch vụ trả lời điện thoại và thư thoại: Điều này sẽ giúp công ty bạn chuyên nghiệp hơn khi có số điện thoại cố định, trong khi đó sẽ có dịch vụ quản lý các cuộc gọi đến.

3. Virtual office đem lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Nếu doanh nghiệp bạn, quyết định sử dụng văn phòng ảo, bạn sẽ nhận được:

Một là: tiết kiệm tới 80% chi phí vận hành doanh nghiệp

Một trong những ưu điểm lớn nhất mà virtual office mang lại mà mọi doanh nghiệp đều ưa thích đó chính là tiết kiệm chi phí. Những khoản chi phí khi đi thuê văn phòng cố định như đồ nội thất văn phòng, trang thiết bị văn phòng, thiết kế văn phòng, và các dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng,… là nguồn chi phí rất lớn khi doanh nghiệp mở văn phòng công ty. Đây cũng chính là lý do mà văn phòng ảo tại Việt Nam hiện nay sôi động hơn bao giờ hết. 

Hai là: Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp

Những tiện ích đi kèm trong văn phòng ảo mang lại những tiện ích khổng lồ mà doanh nghiệp nhận được. Có địa văn phòng giao dịch hiện đại và tiện nghi sẽ giúp doanh nghiệp bạn tạo được hình ảnh tốt hơn so với văn phòng làm việc tại nhà. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng không phải đau đầu khi phải suy nghĩ về việc cung ứng trang thiết bị nội thất văn phòng. Văn phòng ảo sẽ đáp ứng được những yêu cầu của một văn phòng thực. 

Ba là: Môi trường làm việc linh hoạt

Điều này vô cùng quan trọng và cực kì thích hợp với những chủ doanh nghiệp thường xuyên phải di chuyển. Bạn có thể làm việc ở bất cứ đâu, mở chi nhánh tại bất cứ nơi nào bạn mong muốn khi thiết kế văn phòng ảo.

4. Văn phòng Virtual có thực sự hoàn hảo?

Vậy rằng, với những lợi ích tuyệt vời mà văn phòng virtual mang lại, chúng có thực sự hoàn hảo không? Câu trả lời là không. Dù có hoàn hảo đến mấy cũng sẽ có những nhược điểm không thể nào tránh khỏi. Đó là:

• Khi muốn sử dụng văn phòng cần đặt lịch với bên cho thuê trước: đây là điều hiển nhiên, khi muốn trao đổi gặp gỡ khách hàng tại văn phòng thì cần phải lên kế hoạch và đặt lịch trước.
• Khó kiểm soát nhân viên: nhân viên làm việc từ xa, nên đôi khi không thể kiểm soát được, tính liên kết nhóm không cao, nhất là đối với nhân viên không thể làm việc được độc lập.

5. Vậy văn phòng ảo – Virtual office thực sự phù hợp với những doanh nghiệp nào?

Theo như khảo sát của Vnexpress, được biết mô hình văn phòng ảo đang dịch chuyển từ làn sóng ngầm trong năm 2019 – 2020 thành làn sóng lớn vào đầu năm 2021. Điều này một phần là ảnh hưởng của đại dịch COVID 19 khiến phân khúc ngách của thị trường văn phòng ảo lên ngôi. Bởi chỉ tính riêng chi phí thuê mặt bằng văn phòng đã chiếm tới 15 – 20% doanh thu của công ty, trong khi đó virtual office giúp doanh nghiệp giảm 5 đến vài chục lần so với thuê văn phòng truyền thống hiện nay. Kèm với đó, sự phát triển mạnh mẽ của các ứng dụng công nghệ  nên xu hướng “Work From Home” đang dần trở thành thói quen. Chính bởi những điều này, cộng hưởng lại giúp thị trường văn phòng lên ngôi trong năm 2021 và cả những năm tiếp theo. 

Theo Thạc sỹ Trang Minh Hà, Viện Kế toán và Quản trị Doanh nghiệp – IABM cho rằng, virtual office chỉ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc siêu nhỏ, hay các start-up và các công ty bán hàng trực tuyến, hay các công ty công nghệ nước ngoài đặt văn phòng tại Việt Nam. Còn đối với những doanh nghiệp vừa và lớn hơn thì nên cân nhắc lựa chọn bởi văn phòng truyền thống vẫn là lựa chọn tối ưu nhất lúc này. 

Hơn nữa, việc thiết kế văn phòng ảo không quá phức tạp, chỉ cần tạo được bố cục, trang trí văn phòng sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng, thiết kế hướng đến sự tối giản nhiều hơn nhưng vẫn hiện đại và tiện nghi.