Đầu tư thiết kế nội thất văn phòng theo kiểu ngẫu hứng, đôi khi “tiền mất tật mang”

Có không ít những doanh nghiệp sẵn sàng chi trả một khoản tiền lớn để đầu tư cải tạo hay thiết kế mới văn phòng khang trang hơn. Nhưng kết quả… mang lại không hề như mong muốn. Chỉ vì một chữ “ngẫu hứng”?

Đến đây, có nhiều bạn đọc thắc mắc vấn đề là nằm ở đâu? Vấn đề chính là sự ngẫu hứng của bạn dẫn đến “tiền mất tật mang”!? Nếu vậy thì cần làm gì để loại bỏ được chúng và có một quy trình thiết kế chỉn chu, hãy theo dõi và đọc hết bài viết dưới dây bạn sẽ biết được đáp án.

1. Khi nào bạn cần thiết kế văn phòng?

Thứ nhất: Khi bạn có một doanh nghiệp mới, mong muốn tìm một nơi để chính bạn và các nhân viên làm việc tại công ty có một không gian làm việc khang trang, ổn định

Thứ hai: Khi bạn đang có một doanh nghiệp, nhưng muốn đổi địa điểm làm việc tới một vị trí khác rộng hơn, đẹp hơn, quy mô to hơn.

Thứ ba: Khi văn phòng công ty hiện tại đã xuống cấp và doanh nghiệp cần cải tạo văn phòng để thay đổi không gian mới hiện đại hơn, mới hơn.

2. Những ngẫu hứng không nên xuất hiện

Sự “tùy tiện’, “ngẫu hứng” mang đến những hệ lụy “đau đớn” mà doanh nghiệp không mong muốn. Không chỉ gói gọn trong thiết kế nội thất văn phòng mà xét về tính chung nhất thì bao trùm tất cả các lĩnh vực hoạt động hiện nay. Nhưng xin phép, trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi chỉ đề cập đến vấn đề liên quan đến những ngẫu hững không nên xuất hiện trong thiết kế văn phòng mà bất cứ ai cũng cần biết.

2.1. Không xây dựng kế hoạch rõ ràng

Benjamin Franklin đã có câu nói khuyết danh nổi tiếng rằng: “Không chuẩn bị nghĩa là bạn đã sẵn sàng cho việc thất bại”. Câu nói ấy đã có nhiều người nghe qua và trở thành câu nói nổi tiếng trong giới kinh doanh.

Ứng dụng trong dự án thiết kế văn phòng, không xây dựng kế hoạch rõ ràng dẫn đến nhiều hệ lụy xảy ra mà trong quá trình làm việc và thi công văn phòng không lường trước được. Sự việc bất ngờ, khiến doanh nghiệp vào thế bị động, không ứng biến được những sự cố bất ngờ. Nhưng nếu đã có sự chuẩn bị tâm lý sẵn có, có kế hoạch trước đó,  thế “cầm cương” sẽ thuộc về bản thân công ty.

2.2. Không hiểu đúng bản chất của thiết kế văn phòng là gì, tùy tiện đưa ra chủ ý

Sự “ngẫu hứng” tiếp theo mà chúng tôi muốn nhắc đến ở đây đó là không hiểu đúng bản chất của thiết kế văn phòng là gì mà tùy tiện đưa ra chủ ý. Đây là điều tối kị trong các dự án thiết kế. Một khi đã không nắm rõ được bản chất vấn đề mang đến những quyết định không đúng đắn gây thiệt hại cả về kinh tế lẫn thẩm mỹ công trình.

Theo chuyên gia kinh tế Lê Đăng Doanh đã nêu rõ: “Cần phân tích, đánh giá thận trọng” trước khi quyết định. Phân tích cẩn trọng, đánh giá thận trọng các chỉ số liên quan, các yếu tố cấu thành sản phẩm, nắm đúng bản chất vấn đề nằm ở đâu,… giải pháp sẽ được bật mí ngay sau đó.

Sự thật thì, thiết kế biệt thự đặt yếu tố diễm lệ, hoành tráng lên hàng đầu; thiết kế chung cư lại chú trọng đến tiện ích, đơn giản, để không gian rộng và thoáng; còn với nội thất văn phòng lại thuộc hẳn một trường phái khác, lấy “đồng bộ” và “tiện ích” là kim chỉ nam trong quá trình thiết kế và thi công xây dựng.

Sự phân hóa rõ ràng của các lĩnh vực hoạt động, văn phòng là nơi làm việc chung, cùng hưởng thụ “bầu trời văn phòng”, cùng làm việc, có phân cấp bậc rõ ràng. Trong bản vẽ thiết kế văn phòng, các kiến trúc sư cần quan tâm đến các yếu tố: quy mô, hình ảnh công ty và đặc biệt là tiện ích, công năng của từng phòng.

Đừng bỏ lỡ: 99 ý tưởng thiết kế văn phòng đẹp nhất

2.3. Quá chú trọng đến tiện ích

Tiện ích quan trọng nhưng không phải tất cả những gì mà một văn phòng cần đến. Nhưng thú thực rằng, tiện ích quyết định đến yếu tố nội thất văn phòng sao cho phù hợp với không gian nhất, nhưng ngoài ra một văn phòng hiện đại, tiện nghi, hợp phong cách cần có những yếu tố bổ trợ sau:

2.3.1. Lĩnh vực hoạt động của công ty ảnh hưởng đến phong cách thiết kế văn phòng

Lĩnh vực mà công ty hoạt động ảnh hưởng đến phong cách thiết kế văn phòng, để doanh nghiệp có dấu ấn riêng mang bản sắc văn hóa riêng cho văn phòng công ty.

Công ty về cung cấp dịch vụ, văn phòng phóng khoáng, cởi mở, chú trọng đến thẩm mỹ, tính độc đáo trong văn phòng. Công ty về lĩnh vực bất động sản, hướng đến phong cách văn phòng đa năng, với không gian thoải mái. Hay văn phòng lĩnh vực chế biến sản xuất lại thiên về sự tối giản hơn. 

2.3.2. Không gian văn phòng

Được ví như ngôi nhà thứ 2 của mỗi người, văn phòng là nơi gắn bó nhiều thời gian nhất với thời gian ít nhất 8h/ngày. Hiểu được ý nghĩa này mà các doanh nghiệp hiện nay cần chú trọng đến không gian văn phòng hơn, để tạo nên cảm giác thoải mái nhất, kích thích được niềm đam mê và sự sáng tạo trong công việc.

Ấy vậy, đôi khi sự “ngẫu hứng” lại làm mất đi tính ưu việt đó.

2.3.3. Chất liệu nội thất văn phòng

Sự tiện ích nằm ở kiểu dáng, chất liệu nội thất lựa chọn cho văn phòng của mình. Nếu như doanh nghiệp có đủ tầm kinh tế, quy mô lớn thì lựa bàn ghế văn phòng hay tủ tài liệu cao cấp với kiểu dáng bắt mắt, hiện đại để khẳng định vị thế của doanh nghiệp. Nhưng cần có sự đồng nhất hợp lý nhất để tránh lãng phí.

Ngược lại, với doanh nghiệp quy mô nhỏ hơn thì cần cân nhắc lựa chất liệu vừa phải hơn hoặc nếu không lựa chọn mô hình coworking space để tiết kiệm chi phí vận hành ban đầu. 

2.3.4. Sắp xếp không gian nội thất văn phòng

Các không gian cần có của một văn phòng bao gồm: phòng giám đốc, phòng họp, phòng làm việc cho nhân viên, phòng tiếp khách,.. Ứng với mỗi không gian có cách bài trí, sắp xếp nội thất sao cho hợp lí. Ngoài chú trọng đến tiện tích thì sắp xếp không gian nội thất văn phòng cần được chỉn chu, mang đến một môi trường văn phòng phù hợp nhất.

Thiết kế văn phòng có diện tích nhỏ chỉ khoảng 20m2, 30m2, 50m2,… nên tập trung vào bàn làm việc cho nhân viên, bàn giám đốc, tủ cần thiết, và không sử dụng vách ngăn. Nhưng nếu thiết kế văn phòng 80m2, 100m2,… thì nên phân chia không gian rõ ràng.

• Phòng làm việc của nhân viên: Sắp xếp khoa học, có không gian riêng tư cần thiết và liên kết với nhau. 
• Phòng giám đốc: Là bộ phận quan trọng, khu vực này thiết kế với nội thất sang trọng, và phong cách cá nhân của giám đốc. 
• Phòng họp: Đơn giản, tiện nghi, ánh sáng vừa đủ.
• Phòng tiếp khách: Nội thất đẹp mắt, hiện đại. 

2.4. Quá tự tin vào bản thân mà không cần sự hỗ trợ từ bên thứ 3 – Công ty thiết kế văn phòng

Một trong những “ngẫu hứng” tai hại không kém đó là tự mình setup văn phòng mà bỏ qua sự tư vấn của các đơn vị có kinh nghiệm như công ty thiết kế văn phòng chuyên nghiệp. Đặc biệt là những doanh nghiệp muốn tận dụng nội thất từ văn phòng cũ để tái sử dụng cho văn phòng mới, nhưng có điều đây có phải là phương án tối ưu nhất cho doanh nghiệp?

Chi phí cho việc sắp xếp sai vị trí là rất lớn. Một ví dụ đơn giản để minh chứng cho điều này: giải dụ, đối với các văn phòng cho thuê hạng A hiện nay dao động khoảng 25 – 40$/m2. Việc doanh nghiệp tự bố trí nội thất văn phòng nhưng lại bất hợp lý sẽ tốn khoảng 10m2 diện tích văn phòng. Như vậy, bài toán này cho thấy mới mức chi phí thuê văn phòng như trên thì mỗi tháng doanh nghiệp mất 250 – 400$ (khoảng 5 triệu 7 đến 9 triệu 2) một tháng. Con số này khá lớn nếu duy trì trong một năm. Tính tổng ra thì việc thuê đơn vị thiết kế sẽ tiết kiệm hơn nhiều. 

Bên cạnh đó, một ngày có 24 tiếng, thì mất 8 tiếng cho khoảng thời gian làm việc tại văn phòng, nên nếu biết tận dụng không gian văn phòng để giúp nhân viên tăng hiệu suất làm việc thì cần trang trí văn phòng làm việc khoa học và kích thích sự sáng tạo, gắn bó hơn. Đây cũng là một trong những thước đo thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty. 

Benjamin Franklin đã nói rằng “Người sáng suốt không cần nhận lời khuyên – Người ngu ngốc không chịu nhận lời khuyên”. Bởi vậy hãy cân nhắc kĩ đâu là giải pháp tốt nhất, tối ưu nhất cho doanh nghiệp nhé!

3. “Cái giá phải trả” cho sự ngẫu hứng tùy tiện khi thiết kế văn phòng

Thứ nhất: Làm mất hình ảnh doanh nghiệp

Thứ hai: Không tối ưu chi phí vận hành doanh nghiệp, gia tăng chi phí ẩn

Thứ ba: Giảm hiệu suất làm việc của nhân viên

4. Vậy đâu là giải pháp cho các doanh nghiệp khi thiết kế văn phòng đúng chuẩn?

4.1. Lập kế hoạch chi tiết

Lập kế hoạch và dự trù trước những tình huống xảy ra luôn giúp chúng ta nắm thế chủ động, và không bỏ xót các chi tiết hay công đoạn cần thiết. Dễ dàng kiểm soát được công việc.  

Xem ngay: 7 bước cần thiết khi xây dựng kế hoạch thiết kế văn phòng để đạt được hiệu quả tối ưu

4.2. Xây dựng ngân sách cụ thể

Ngân sách là tiền đề để chi tiêu hợp lí nhất cho nội thất văn phòng. Điều “giết chết” nhiều doanh nghiệp khi xây dựng mới hay cải tạo văn phòng là không dự dù và thiết lập phân mục cụ thể chi tiết về chi phí cho từng hạng mục. Xây dựng càng chi tiết, hoạch toán càng cụ thể thì khi thực thi sẽ càng nhanh chóng và không bỏ xót hay lãng phí những chi phí phát sinh. 

4.3. Xác lập khoảng thời gian hoàn thành

Chúng ta thường có câu nói cửa miệng rằng: “Thời gian là vàng”. Chính vì vậy, khi xây dựng thiết kế văn phòng, đưa ra khoảng thời gian cụ thể hoàn thành dự án.

Một lưu ý nhỏ dành cho doanh nghiệp: nếu như để ý thì thời điểm cuối năm giá văn phòng giảm nhưng chi phí thiết kế lại tăng khoảng 5 – 15%, nên hãy cân nhắc kỹ về thời gian này nhé. 

Thời gian là vàng, nên hãy xác lập khoảng cụ thể đối với dự án thiết kế văn phòng

4.4. Định hướng phong cách thiết kế văn phòng

Định hình sẵn về phong cách văn phòng mà doanh nghiệp hướng tới. Có thể là xu hướng thiết kế văn phòng mới nhất, có thể là phong cách tối giản,…Nhưng chủ đầu tư cần xác định rõ ngay từ ban đầu về phong cách thiết kế rõ ràng, nhất quán. Những công đoạn sau là việc thực thi công việc. 

Tùy phong cách thiết kế và yêu cầu teamwork/sáng tạo chung mà lựa chọn văn phòng thiết kế mở hay văn phòng phân khu chức năng riêng phù hợp.

4.5. Thuê đơn vị thiết kế, thi công văn phòng 

Bằng kinh nghiệm thực tế trên chặng đường gần 20 năm trên thị trường đồng hành cùng các doanh nghiệp trong việc kiến tạo không gian văn phòng cho các doanh nghiệp. Vietnamarch có lời khuyên rằng hãy tìm một đơn vị uy tín đồng hành bởi vì bạn sẽ được tư vấn chi tiết từ A – Z mà không hề lo các chi phí ẩn đáng có hay lãng phí chi phí. 

Đơn vị thiết kế văn phòng đưa ra bản vẽ phối cảnh chung 2D và bản vẽ thiết kế 3D: diện tích, nội thất, cách bố trí không gian, chi tiết cụ thể kể lối đi, cửa sổ, vật dụng trang trí. 

Hẳn sẽ có nhiều câu hỏi: Thuê thiết kế, thi công trọn gói hơn hay nhà thầu riêng lẻ từng phần hơn? Bài toán này hãy cùng suy luận một chút nhé.

Một là: Thuê nhà thầu riêng lẻ từng phần

Có nhiều doanh nghiệp sẽ cân đối và tìm hiểu về các đơn vị có chi phí thiết kế rẻ nhất và đơn vị thi công rẻ nhất để tiến hành dự án. Nhưng có điều do cần phải làm việc với 2 đơn vị khác nhau nên mất thời gian để hiểu rõ ý tưởng và đồng nhất ý tưởng trên bản vẽ và thực tế thi công công trình. Như vậy sẽ tốn mất nhiều thời gian hơn, kéo dài thời gian thi công sẽ mất nhiều chi phí cho doanh nghiệp. 

Hơn nữa, khi thuê riêng lẻ sẽ không nhận được nhiều ưu đãi như đơn vị trọn gói. Giá thiết kế nội thất văn phòng dao động 160.000đ – 180.000đ

Hai là: Đơn vị thiết kế, thi công trọn gói

Lựa chọn nhà thầu trọn gói mang đến nhiều ưu đãi, chiết khấu hơn so với riêng lẻ. Và quan trọng là cảm giác an tâm hợn về quá trình bảo hành công trình.

Xem thêm: Báo giá thiết kế nội thất văn phòng – Coworking Space

Nếu như doanh nghiệp bạn cần tìm đơn vị thiết kế thi công văn phòng, Vietnamarch là một trong nhưng điểm đến uy tín mà bạn có thể “chọn mặt gửi vàng” trao niềm tin. Được thành lập từ năm 2002, kinh nghiệm thực chiến gần 20 năm trên thị trường với hàng loạt các công trình lớn nhỏ như: văn phòng công ty Hoàn Mỹ, văn phòng Golden Net, văn phòng Up coworking space số 1 Lương Yên,…

Để tìm hiểu chi tiết hơn, truy cập ngay: Công ty kiến trúc – nội thất Vietnamarch

Công ty kiến trúc – nội thất VIETNAMARCH

VPTK: 61 Nguyễn Xiển, Q. Thanh Xuân, TP. Hà Nội

Tel: 04.6681.2328 – Hotline: 0918.248.297 (24/7)

Website: vietnamarch.com.vn

Email: vietnamarch.ltd@gmail.com

Lịch làm việc: 8h30 – 17h30 từ T2 – T6, 8h30 – 12h30 T7